DSGVO-konforme Firmendaten? So nutzen Sie sie richtig!
Für eine effektive Akquise ist es notwendig, sich regelmäßig Zugang zu neuen Firmendaten zu verschaffen. Hierbei gibt es auch viele rechtliche Aspekte zu beachten, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die 2018 in Kraft getreten ist.
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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist.
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Mit dem Inkrafttreten der DSGVO mussten sich Unternehmen auf eine Reihe von Veränderungen einstellen.
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Es muss zwischen personenbezogenen Daten und Firmendaten unterschieden werden
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Obwohl Firmendaten zunächst nicht unter die Definition von personenbezogenen Daten fallen, ist auch beim Zukauf von Firmendaten und bei der Verarbeitung von diesen Vorsicht geboten
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Es gibt verschiedene Quellen für DSGVO-konforme Firmendaten.
Für eine effektive Akquise ist es notwendig, sich regelmäßig Zugang zu neuen Firmendaten zu verschaffen, um potenzielle Kunden zu identifizieren und gezielte Marketingaktionen durchzuführen.
Allerdings gibt es hierbei auch viele rechtliche Aspekte zu beachten, insbesondere im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die 2018 in Kraft getreten ist und den Umgang mit personenbezogenen Daten grundlegend verändert hat: Werden personenbezogene Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet, kann dies zu empfindlichen Bußgeldern führen.
Wir klären Sie in diesem Artikel darüber auf, welche Regeln Sie beim Kauf von Firmendaten hinsichtlich der DSGVO beachten sollten, wie Sie am besten auf diese zugreifen und gleichzeitig im Einklang mit der DSGVO stehen.
Inhalt
Was ist die DSGVO und warum ist sie wichtig für Vertriebler?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist. Sie regelt den Schutz personenbezogener Daten und gibt somit den Bürgern der EU mehr Kontrolle über ihre persönlichen Daten.
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen.
Das können zum Beispiel
- Name,
- Adresse,
- Telefonnummer,
- E-Mail-Adresse,
- Geburtsdatum
oder auch Informationen wie IP-Adresse, Standortdaten oder Online-Identifikatoren sein. Auch Daten, die Rückschlüsse auf eine Person zulassen, wie zum Beispiel bestimmte Hobbys oder Vorlieben, können als personenbezogene Daten gelten. Für den B2B-Vertrieb ist es wichtig zu beachten, dass auch Firmendaten personenbezogene Daten enthalten können, wenn sie sich auf eine bestimmte Person beziehen, zum Beispiel den Geschäftsführer oder einen Mitarbeiter des Unternehmens.
Wirkungsrahmen der DSGVO
Wenn eine EU-Verordnung in Kraft tritt, gilt sie in allen Mitgliedsländern der EU und ist unmittelbar anwendbar. So auch bei der DSGVO. Eine EU-Verordnung hat in der Regel Vorrang vor nationalen Rechtsvorschriften. Die Verordnung hat somit direkt rechtliche Wirkung in jedem Mitgliedstaat der EU und muss von den nationalen Behörden und Gerichten angewendet werden. Die Mitgliedstaaten können jedoch ergänzende nationale Regelungen erlassen, soweit diese mit der EU-Verordnung vereinbar sind.
Somit gilt die DSGVO auch automatisch für alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten – unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Die logische Konsequenz hieraus ist, dass Vertriebler jederzeit sicherstellen müssen, dass sie im Einklang mit der DSGVO handeln, wenn sie Daten sammeln und verarbeiten.
Wo greift die DSGVO im Vertriebsalltag?
Häufig ist die Rede von der Verarbeitung personenbezogener Daten. Doch welche Tätigkeiten fallen überhaupt unter diesen Begriff? Was bedeutet es, wenn man von der Verarbeitung personenbezogener Daten spricht?
Hierunter fällt in der Praxis jede Tätigkeit, bei der personenbezogene Daten
- erhoben,
- gespeichert,
- genutzt,
- übermittelt,
- gelöscht
oder auf andere Weise verarbeitet werden. Dazu gehören auch Maßnahmen wie die Organisation oder Strukturierung von Daten. Diese kann meist sowieso nicht stattfinden, wenn die Daten nicht irgendwo zunächst gespeichert werden, was ebenfalls unter die Definition einer Datenverarbeitung fällt.
Vereinfacht sollte man sich merken, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten alle Schritte umfasst, die mit der Verwendung dieser Daten verbunden sind.
Das hat sich seit Inkrafttreten der DSGVO für Unternehmen geändert
Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mussten sich Unternehmen auf eine Reihe von Veränderungen und Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten einstellen.
Einige der wichtigsten Punkte sind:
- Ausweitung des Anwendungsbereichs:
Die DSGVO gilt nicht nur für Unternehmen innerhalb der EU, sondern auch für alle Unternehmen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
- Stärkere Rechte der Betroffenen:
Die DSGVO gibt den betroffenen Personen erweiterte Rechte, wie beispielsweise das Recht auf
- Auskunft,
- Berichtigung,
- Löschung,
- Einschränkung der Verarbeitung und
- Datenübertragbarkeit.
- Strengere Einwilligungserfordernisse:
Die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten muss von den betroffenen Personen freiwillig, informiert und eindeutig erteilt werden. Eine stillschweigende Einwilligung oder voreingestellte Zustimmungen sind nicht mehr erlaubt.
- Erhöhte Dokumentationspflichten:
Unternehmen müssen nun eine umfassende Dokumentation über die Verarbeitung personenbezogener Daten führen und den Nachweis über die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung erbringen.
- Meldepflicht bei Datenpannen:
Unternehmen müssen Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Datenschutzbehörde melden und betroffene Personen darüber informieren.
- Datenschutz-Folgenabschätzungen:
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten mit hohem Risiko müssen Unternehmen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen.
- Ernennung eines Datenschutzbeauftragten:
Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten ernennen, wenn sie personenbezogene Daten in großem Umfang verarbeiten oder wenn sie dazu gesetzlich verpflichtet sind.
- Verpflichtung von Auftragsverarbeitern:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Auftragsverarbeiter ebenfalls die Anforderungen der DSGVO einhalten.
Wie unterscheiden sich personenbezogene Daten und Firmendaten?
Wir erinnern uns: Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Bankdaten oder Sozialversicherungsnummer.
Firmendaten sind dagegen Informationen, die sich auf ein Unternehmen oder eine Organisation beziehen, wie beispielsweise den Namen des Unternehmens, die Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse oder die Branchenzugehörigkeit. Diese Informationen gelten nicht als personenbezogene Daten, da sie sich nicht auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen.
Obwohl Firmendaten zunächst nicht unter die Definition von personenbezogenen Daten fallen, ist auch beim Zukauf von Firmendaten und bei der Verarbeitung von diesen Vorsicht geboten: Sobald Ihnen Daten von einer Ansprechperson vorliegen, greift sofort die DSGVO – da diese Daten bezogen auf eine Person bezogen und entsprechend schützenswert im Rahmen der Grundverordnung sind.
Manchmal ist es in der Praxis jedoch gar nicht so einfach, Firmendaten von personenbezogenen Daten auseinanderzuhalten: Eine Rufnummer zu der Zentralen Anlaufstelle der Firma ist beispielsweise nicht personenbezogen – die Durchwahl zur Ansprechperson aber schon.
Diese DSGVO-Vorgaben sollten Sie bei der Erhebung von Firmendaten beachten
Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie die DSGVO-Bestimmungen einhalten, wenn Sie Firmendaten erheben oder verarbeiten. Dazu gehört, dass Sie eine rechtliche Grundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten haben, wie beispielsweise das berechtigte Interesse Ihres Unternehmens. Außerdem müssen Sie sichergehen, dass die erhobenen Daten nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden.
Folgende Eckpunkte sollten Sie bei der Nutzung von Firmendaten für Ihre Akquise beachten:
- Einwilligung:
Stellen Sie sicher, dass die Datenquelle die Einwilligung der betroffenen Personen zur Verwendung ihrer Daten durch Dritte eingeholt hat. Wenn Sie personenbezogene Daten von Dritten kaufen, benötigen Sie eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person.
- Zweckbindung:
Stellen Sie sicher, dass die Daten nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden. Verwenden Sie die Daten nicht für andere Zwecke, ohne die Einwilligung der betroffenen Person einzuholen.
- Transparenz:
Informieren Sie die betroffenen Personen über die Verwendung ihrer Daten und stellen Sie sicher, dass sie die Informationen verstehen.
- Datensicherheit:
Stellen Sie sicher, dass die Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden, um den unbefugten Zugriff und die unbefugte Verwendung der Daten zu verhindern.
- Rechte der betroffenen Personen:
Stellen Sie sicher, dass betroffene Personen ihre Rechte ausüben können, wie beispielsweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.
- Auftragsverarbeitungsverträge:
Wenn Sie Firmendaten von einem Dritten kaufen, sollten Sie sich vergewissern, dass der Anbieter die DSGVO-Vorschriften einhält. Das können Sie sehr gut mit der Schließung eines Auftragsverarbeitungsvertrags sicherstellen. Wenn Sie Zweifel haben, sollten Sie die Daten nicht kaufen und alternative Methoden zur Beschaffung von Firmendaten in Betracht ziehen.
Welche Quellen für DSGVO-konforme Firmendaten gibt es?
Es gibt verschiedene Quellen für DSGVO-konforme Firmendaten, wie beispielsweise öffentliche Register, Branchenverzeichnisse oder Datenbanken.
Welche Möglichkeiten gibt es, selbst DSGVO-konforme Firmendaten zu generieren?
Sie können auch selbst DSGVO-konforme Firmendaten generieren, indem sie beispielsweise gezielt Marktforschung betreiben oder über Netzwerke wie LinkedIn potenzielle Kunden identifizieren.
Wichtig ist, dass Sie auch hier sicherstellen, dass Sie nur die Daten erheben, die für Ihre Zwecke relevant sind und dass die DSGVO-Bestimmungen eingehalten werden.
Firmendaten DSGVO-konform – kinderleicht mit neugeschaeft
Wir halten fest: Es ist gar nicht so einfach, beim Zukauf von Firmendaten alle Regeln in Bezug auf den Datenschutz einzuhalten – wo der normale Vertriebsalltag schon ohne die Anforderungen von EU-Verordnungen sehr anspruchsvoll und hektisch sein kann.
Seit Inkrafttreten der DSGVO müssen Unternehmen, die im B2B-Vertrieb tätig sind, nun einen noch höheren Aufwand betreiben, um die Daten ihrer Kunden und Partner zu schützen.
Sowohl beim Zukauf von Firmenadressen als auch bei der Verarbeitung im Rahmen Ihres Vertriebsalltag ist Vorsicht geboten: Handeln Sie gegen die Bestimmungen des Datenschutzgrundverordnung, so drohen Ihnen hohe Bußgelder – auch, wenn Sie sich nicht darüber bewusst waren, dass Sie falsch gehandelt haben.
In Zeiten, in denen sich viele Rechtsanwälte darauf spezialisiert haben, genau solche Datenpannen bei Firmen aufzuspüren, um eine lukratives Gerichtsverfahren einzuleiten, haben Unternehmer neben ihren Haupttätigkeiten wie dem Vertrieb und dem Marketing, noch mehr Arbeit, um sicher und rechtskonform zu agieren.
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