Mailings verboten? Das müssen Sie beim Versand von Post- und E-Mailings beachten
In der Welt des Vertriebs ist das Mailing ein bewährtes Mittel, um Kunden auf neue Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen. Doch oft herrscht Unsicherheit darüber, welche Art von Mailings erlaubt sind und welche nicht.
1.
Egal ob Brief, Flyer oder Katalog – per Post können Unternehmen ihre Botschaft sowohl an Bestandskunden als auch an potenzielle Neukunden schicken.
2.
Postmailings sind kostengünstig, UWG- und DSGVO-konform und wirken aufgrund des physischen Mediums oft hochwertiger als eine E-Mail.
3.
Ohne Einwilligung des Empfängers dürfen Unternehmen auch im B2B-Bereich keine Werbemails und Newsletter versenden.
4.
Mit E-Mailings können Sie viele potenzielle Kunden erreichen und Ihre Wunsch-Zielgruppe gezielt auswählen
5.
E-Mailings bürgen tendenziell höhere Risiken als Post-Mailings.
In der Welt des Vertriebs ist das Mailing ein bewährtes Mittel, um Kunden auf neue Produkte und Dienstleistungen aufmerksam zu machen. Doch oft herrscht Unsicherheit darüber, welche Art von Mailings erlaubt sind und welche nicht.
Inhalt
Unterschied E-Mailing und Postmailing
Grundsätzlich muss man zwischen dem Postmailing und dem E-Mailing unterscheiden. Das Postmailing, auch als Dialogpost bezeichnet, ist in Deutschland erlaubt und eine gängige Form des Direktmarketings.
Postmailing
Egal ob Brief, Flyer oder Katalog – per Post können Unternehmen ihre Botschaft sowohl an Bestandskunden als auch an potenzielle Neukunden schicken. Die Vorteile von Postmailings liegen auf der Hand: Es ist eine kostengünstige Methode, um die Wunschzielgruppe zu bespielen. Zudem ist es UWG- und DSGVO-konform und wirkt aufgrund des physischen Mediums oft hochwertiger als eine E-Mail.
Vorteile von Postmailings:
- günstig
- UWG- und DSGVO-konform
- wirkt z.T. hochwertiger
- Wunschzielgruppe kann gezielt bespielt werden
Doch auch das Postmailing hat Nachteile. Es kann zu Streuverlusten kommen, da nicht jeder Empfänger an dem beworbenen Produkt oder der Dienstleistung interessiert ist. Zudem fallen Portokosten an und es kann zu Rückläufern kommen. Auch die Rückmeldungen auf ein Postmailing sind oft vergleichsweise gering.
Nachteile von Postmailings:
- Hohe Streuverluste
- Portokosten
- Rückläufe wahrscheinlich
- z.T. nur geringe Rückmeldungen
So bestimmen Sie Ihre Zielgruppe für das Postmailing
Eine effektive Zielgruppenbestimmung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Postmailing. Denn nur, wenn das Mailing an die richtige Zielgruppe gerichtet ist, wird es geöffnet und gelesen.
Um die Zielgruppe zu bestimmen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist die Analyse der eigenen Kundendaten. Durch die Auswertung von Kundeninformationen wie Alter, Geschlecht, Wohnort, Kaufverhalten oder Interessen können Unternehmen ihre Zielgruppe eingrenzen und spezifisch ansprechen. Auch externe Datenquellen wie Adresshändler, Marktforschungsunternehmen oder die Wirtschaftsdatenbank “BizEngine®” sowie das Lead Scoring von neugeschaeft können genutzt werden, um Ihre Zielgruppe genauer zu definieren.
So gestalten Sie ein erfolgreiches Postmailing
Ein gutes Post-Mailing zeichnet sich durch eine ansprechende Gestaltung, eine klare Botschaft und eine zielgruppengerechte Ansprache aus. Die Gestaltung sollte dabei auf das Corporate Design Ihres Unternehmens abgestimmt sein und eine klare Struktur aufweisen, um dem Empfänger eine schnelle Orientierung zu ermöglichen.
Eine persönliche Ansprache, beispielsweise durch die Verwendung des Namens des Empfängers, erhöht die Aufmerksamkeit und wird eher von ihm oder ihr gelesen.
Die Botschaft des Mailings sollte auf den Empfänger abgestimmt und leicht verständlich sein. Hierbei ist es wichtig, in jedem Mailing eine klare Handlungsaufforderung (“Call to Action”) zu äußern und im gleichen Zug Ihre Kontaktmöglichkeiten, wie die Website, eine Telefonnummer und/oder Ihre E-Mail-Adresse gut auffindbar anzugeben. Sie sollten es dem Nutzer so einfach wie möglich machen, Sie bei Interesse zu kontaktieren.
Beispiele für CTA’s, die Nutzer zum schnellen Handeln bewegen:
- “Jetzt anmelden” (Kontaktmöglichkeit)
- “Letzte Exemplare sichern” (Website verknüpfen via Button oder Link)
- “Einfach anrufen:” (Angabe telefonnummer)
- “Zur sofortigen Platzreservierung” (Website)
E-Mailing
Anders sieht es beim E-Mailing aus. Hier muss man deutlich vorsichtiger sein. Ohne Einwilligung des Empfängers dürfen Unternehmen auch im B2B-Bereich keine Werbemails und Newsletter versenden. Die einzige Ausnahme bilden hier Bestandskunden, die vorab eingewilligt haben.
Das bedeutet, dass Unternehmen vor dem Versand eines Newsletters oder einer Werbemail ein sogenanntes Double-Opt-in-Verfahren durchführen müssen. Dabei wird dem Empfänger eine Bestätigungsmail geschickt, in der er den Erhalt von weiteren E-Mails explizit bestätigt. Erst dann darf das Unternehmen ihm E-Mails schicken.
Vorteile von E-Mailings
- Viele potenzielle Kunden erreichen
- Wunsch-Zielgruppe kann ausgewählt werden
Allerdings birgt das E-Mailing auch große Risiken. Ohne die Einwilligung des Empfängers kann es zu Abmahnungen mit hohen Bußgeldern kommen. Zudem kann ein unerwünschtes Mailing beim Empfänger zu einem Imageschaden für das Unternehmen führen.
Risiken von E-Mailings
- Abmahnungen/Bußgelder
- Imageschäden
Was ist das Double-Opt-In-Verfahren?
Mit dem Doppel-Opt-in-Verfahren willigt der Empfänger dem Versand von E-Mails zu Marketing- und Werbezwecken an ihn ein.
Hier erhält der Empfänger nach dem Eintrag seiner E-Mail-Adresse auf einer Website zunächst eine Bestätigungs-E-Mail, in der er aufgefordert wird, seine Einwilligung zur Zusendung von Werbung noch einmal zu bestätigen (Daher kommt auch die Bezeichnung “Double-Opt-In”).
Erst, wenn der Empfänger diese Bestätigung abgegeben hat, darf Werbung in Form von E-Mails zugesendet werden.
Deshalb ist Double-Opt-In bei Mailings Pflicht
Das Doppel-Opt-in-Verfahren ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben und wird von der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) reguliert.
Die Einwilligung des Empfängers muss laut Gesetzestext freiwillig, informiert, spezifisch und unmissverständlich sein. Der Empfänger des Mailings muss auch darüber informiert werden, dass er seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann.
Vorteile des Double-Opt-in-Verfahrens
Wenngleich das Doppel-Opt-in-Verfahren manchmal als aufwendige Tätigkeit betrachtet wird, stellt es dennoch eine gesetzliche Notwendigkeit dar, die sogar einige Vorteile für Ihren Vertrieb und die Qualität Ihres Kundenstamms mit sich bringt:
- Klare Zustimmung des Empfängers: Durch das Verfahren kann sichergestellt werden, dass der Empfänger tatsächlich Interesse an der Zusendung von Werbung hat.
- Rechtliche Absicherung: Das Verfahren entspricht den gesetzlichen Vorgaben und schützt Unternehmen vor Abmahnungen und Bußgeldern.
- Geringeres Risiko von Beschwerden: Da der Empfänger aktiv seine Einwilligung erteilt hat, sind Beschwerden und Unzufriedenheit mit der Werbung weniger wahrscheinlich.
Bessere Qualität der E-Mail-Liste: Durch das Verfahren werden falsche oder ungültige E-Mail-Adressen ausgeschlossen, was zu einer besseren Qualität der E-Mail-Liste führt.
Nachteile des Double-Opt-in-Verfahrens beim Mailing
Dennoch hat das Double-Opt-in-Verfahren auch einige Nachteile:
- Mehraufwand: Im Vergleich zum Single-Opt-in-Verfahren ist das Double-Opt-in-Verfahren mit einem höheren Aufwand verbunden. Es müssen mindestens zwei E-Mails verschickt werden und der Empfänger muss in beiden E-Mails eine Aktion durchführen.
- Verzögerung: Da das Doppel-Opt-in-Verfahren aus zwei Schritten besteht, kann es zu einer Verzögerung beim Versand von E-Mails kommen. Das kann insbesondere dann problematisch sein, wenn Sie ein zeitkritisches Angebot haben.
- Abbruchquote: Es kann vorkommen, dass Empfänger den zweiten Schritt des Double-Opt-in-Verfahrens nicht durchführen und somit ihre Einwilligung nicht bestätigen. Dadurch können potenzielle Neukunden verloren gehen.