Den Vertrieb automatisieren: In wenigen Schritten zum Erfolg

Die meisten von Ihnen, die im Vertrieb arbeiten, kennen sicher den Zeitaufwand, den es bedarf, ein CRM-System ordentlich zu pflegen und stets auf dem aktuellsten Stand zu halten. Fortlaufend muss man Datensätze aktualisieren und Kontakte, Unternehmen, Aufgaben und Opportunities hinzufügen.

Auch diese Aufgaben können durch bestimmte Automatismen vereinfacht oder gar komplett übernommen werden. Beispielsweise können gewisse Systeme direkt alle Daten von erfassten Leads ins CRM eintragen. Bei guter Vorarbeit muss dann im Nachhinein kaum mehr nachgepflegt werden, sondern es kann direkt an die vertriebliche Arbeit und die Akquise von Kunden gehen.

Beispielsweise können Prozesse wie 

• die automatische Erstellung von Aufgaben nach dem Besuch eines Leads auf Ihrer Leistungs-Seite, 
• das automatische Anlegen einer Opportunity nach dem Download gewisser Dateien auf Ihrer Webseite,
• oder autogenerierte Aufgabenstellungen, sobald heruntergeladene Dateien ausgespielt werden

von Systemen übernommen werden, sodass Ihnen umso mehr Zeit bleibt, sich mit dem wirklichen Vertrieb zu befassen, statt sich selbst in Daten und Bürokratie zu verlieren.

Die Vereinbarung von Kundenterminen ist ein weiteres zeitaufwändiges Thema, das ganz einfach automatisiert werden kann. Wir alle kennen das Problem: Man hängt am Telefon fest und klappert ein Zeitfenster nach dem nächsten ab. Das eine passt Ihnen ganz gut in den Kram, aber den Kunden nicht und andersrum. Noch schlimmer und langwieriger wird dieser Prozess, wenn das Ganze via E-Mails geklärt wird. Diesem Painpoint kann jedoch sehr simpel entgegengewirkt werden.

Viele aktuelle Systeme können nicht nur bei der Planung und Erstellung von Terminen unterstützen, auch können über Systeme wie beispielsweise HubSpot Meetings, Time Trade oder ScheduleOnce Direkt auch Meetinglinks erstellt werden. Dies spart etliches an Zeit und verschafft eine deutlich verbesserte Effizienz.

In Kürze wird eine Calendly-Integration in den Sales Manager von neugeschaeft angebunden. Diese ermöglicht es Ihnen, Termine mit Leads und Kunden direkt aus dem Sales Manager heraus zu buchen. Anschließend werden automatisierte Einladungen mit Links zu Online-Meetings an die Gäste verschickt, sodass Sie noch weniger Aufwand mit der Terminierung von Meetings haben. 

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Die Implementierung von automatisierten Prozessen im Vertrieb muss gekonnt umgesetzt werden, sodass sie am Ende wirklich funktioniert. Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein paar best practices:

Feste Ziele setzen: Eine klare Zielsetzung ist wie immer das A und O. Nicht nur im Vertrieb, auch generell ist es natürlich immer essentiell, ein klares Ziel vor Augen zu haben. Denn nur mit klaren Zielen kann man auch den Weg dorthin ebnen. 

Der Weg ist im Vertrieb dabei die umfassende Entwicklung einer Strategie. Hiermit kann klar bestimmt werden, welche Ergebnisse durch das Vertrieb-Automatisieren erreicht werden sollen. Beispielsweise kann man sich zum Ziel setzen, die Qualität der Leads zu verbessern oder eine höhere Anzahl an Kaufabschlüssen zu erreichen oder aber die Reaktionszeit von Kunden auf Ihre Angebote zu verkürzen.

Geschultes Personal: Des Weiteren ist es maßgeblich, dass auch Ihr Personal ausreichend geschult und vorbereitet ist, sodass Ihr Team nicht nur versteht, womit es tagtäglich zu tun hat, sondern auch verwendete Tools akzeptiert und das Optimum aus der Anwendung herausholt. Eine gute Schulung und Onboardings von neuen Mitarbeitern sind dabei unabdingbar, denn je sicherer wir uns mit einer Aufgabe fühlen, desto motivierter sind wir, damit zu arbeiten und das Beste herauszuholen. Im Endeffekt möchten wir alle wertgeschätzt werden und zu sehen, dass etwas fruchtet und funktioniert, ist das Höchstmaß an Wertschätzung und Anerkennung, das wir erhalten können.

Stetiges Monitoring: Da sich im Unternehmen, wie auch in der Umwelt fortlaufend Neues ergibt, ist es wichtig, Ihre Automatisierung im Vertrieb kontinuierlich zu überwachen und gegebenenfalls anzupassen, damit Sie auch sicher sein können, dass Ihr Vertrieb stets effektiv und effizient arbeitet.

Zusammenarbeit von Vertrieb und Marketing: Die Zusammenarbeit der beiden Gewerke ist alleweil von enormer Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens und beider Gewerke selbst. So müssen auch die jeweiligen Automatisierungssysteme miteinander agieren und sich nicht gegenseitig den Weg blockieren, sodass eine effektive Führung der Leads durch den gesamten Prozess erfolgen kann.

Compliance und Datenschutz: Selbstverständlich muss jeweils darauf geachtet werden, dass bei der Implementierung Ihrer Automatisierung auch weiterhin geltende Datenschutzbestimmungen und Compliance beachtet werden. Vor allem bei der Verarbeitung nutzerbezogener Daten, die zur Verarbeitung und Generierung von Leads genutzt werden, ist besonderes Augenmerk darauf zu richten.

Mit der Biz Engine® von neugeschaeft gehen Sie sicher, dass Sie datenschutzkonform arbeiten – auch in der Generierung und Akquise neuer Leads. 

Stufenweise Implementierung: Tatsächlich macht es oftmals Sinn, einzelne Prozesse der Automatisierung im Vertrieb schrittweise nacheinander einzuführen, statt direkt alle auf einmal zu etablieren. Man kann dabei beispielsweise mit den wichtigsten Prozessen beginnen und anschließend nach der Einarbeitung weniger essenzielle Prozesse mit einbinden und so aufeinander aufbauen.

Feedbackkultur: Wie bei fast allen Prozessen und auch im Leben generell hilft Feedback bei der Weiterentwicklung. Bei der Einführung einer Automation oder eines neuen Systems ist es deshalb von großer Bedeutung, Feedback von denjenigen einzuholen, die mit der neuen Technologie arbeiten. So können Sie nicht nur Unsicherheiten beheben und sehen, wo es noch Schulungsbedarf gibt, sondern können dadurch Erfahrungen mit einzelnen Tools und Anregungen zur Verbesserung in der Implementierung aus erster Hand erhalten.

Die Kunden im Mittelpunkt: Die Automatisierung sollte nicht dafür verantwortlich sein, dass die Akquise von Kunden unpersönlich automatisiert wird. Die persönliche Note ist wichtig im Vertrieb, weshalb Automatisierung dabei unterstützen sollte, Leads noch individueller zu kontaktieren, statt komplett die Persönlichkeit zu verlieren.

Auswertung: Die automatischen Prozesse sollten fortlaufend überwacht und gemessen werden. Kontinuierliche Berichterstattung hilft zudem, den Nutzen und die Effizienz der Automatisierung zu messen.

Anpassungsfähig bleiben: Die Geschäftswelt ist gezeichnet von sich ständig ändernden Bedingungen und Anforderungen. Ihre Automatisierung im Vertrieb sollte demnach Flexibilität zeigen und sich an Änderungen jederzeit anpassen können.

Um Automatisierung im Vertrieb bestmöglich zu integrieren, bedarf es einiger Grundvoraussetzungen. Die wichtigsten davon haben wir hier einmal aufgeführt:

1. Tools der Vertriebsführung

Wer im Vertrieb arbeitet, kennt sich im besten Fall bereits mit CRM, also einer Customer-Relationship-Management-Software, aus. Mit einer solchen Software kann man bequem Kundenbeziehungen verwalten, Daten sammeln und später auswerten. Das schafft Überblick und ermöglicht ein Tool, das alles vereint: die Kommunikation, Kundeninformationen und Aufgabenübersichten. Um hierbei Zeit und Ressourcen zu sparen, bietet es sich jedoch an, einige Aufgaben, wie die automatische Generierung von Leads und deren Analyse, zu implementieren.

2. Automation im Marketing

Plattformen des Marketings können ebenso Aufgaben und Arbeiten automatisieren, welche die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit dem Vertrieb erleichtert, so können beispielsweise nach gewissen Maßnahmen automatisch generierte Aufgaben oder Leads für den Vertrieb angelegt werden. Weitere Automatisierungsmaßnahmen können dabei ebenso E-Mail-Marketing-Kampagnen, Lead-Generierung, Lead-Nurturing und Lead-Scoring sein, wodurch sich eine höhere Effizienz und Effektivität ergibt.

3. Workflow-Tools

Auch können Tools, die den Workflow im Vertrieb unterstützen, gut und einfach automatisiert werden. Somit können Aufgaben automatisch den Status wechseln, nachdem sie speziell durch Vorangegangenes ausgelöst wurden. Nehmen wir an, ich hake alle Unteraufgaben ab, so wird automatisch die komplette Aufgabe abgehakt und ein nächster Prozess hervorgerufen. Dieser kann beispielsweise in der automatischen Versendung einer Follow-up-E-Mail bestehen.

4. Etablierung von AI

Machine Learning und AI ermöglichen viele Vorteile der effizienten und effektiven Arbeit im Vertrieb. Dank AI und Machine Learning können große Datenmengen schnell und akkurat analysiert und Empfehlungen für Vertrieb und Marketing nachgehend nahegelegt werden. Auch können dadurch Trends und Präferenzen zutage treten und Maßnahmen schnell ergriffen und der Umsatz demnach gesteigert werden.

5. Populäre Tools der Automatisierung im Vertrieb

Salesforce: Salesforce ist ein beliebtes CRM-System. Durch die umfangreichen Funktionen, die von der Verwaltung über die Pflege von Kundenbeziehungen bis hin zur Generierung von Leads und der Steigerung von Verkaufschancen reichen, bündelt es sämtliche elementare Funktionen, die im Vertrieb genutzt werden.

HubSpot: HubSpot ist eine Plattform, die im Marketing Unterstützung durch die Automatisierung von Prozessen wie grundlegende CRM-Funktionen sowie Lead-Generierung und Lead-Nurturing bietet.

Pipedrive: Auch hierbei handelt es sich um ein CRM-System, jedoch mit dem Fokus auf den Verkaufsprozess und die Pipeline im Vertrieb. So unterstützt es die effektive Verfolgung von Verkaufschancen.

Zoho: Wie auch zuvor beschriebene Tools, handelt es sich bei Zoho ebenfalls um ein CRM System, das eine Vielzahl an Funktionen bietet. So auch die Automatisierung im Vertrieb und Marketing sowie einer Berichterstellung.

Microsoft Dynamics 365: Diese Plattform bietet eine umfassende Toolpalette, die für sämtliche Unternehmensanwendungen fungiert. Mit inbegriffen sind dabei auch ein CRM, sowie ein ERP (Enterprise Resource Planning), die bei der Automatisierung in Vertrieb und im Marketing unterstützen.

neugeschaeft: neugeschaeft ist ein Tool, das Unternehmen umfassende Unterstützung in der Leads-Generierung, dem Überblick, der Analyse, Einzelrecherchen nach Firmenadressen, Neukundenpotenzialen sowie alle Veränderungen und Firmenereignisse zu sämtlichen Unternehmen bietet und in einem Tool vereint. Angetrieben durch Die Biz Engine® bietet das All-in-One-Tool für Marketing- und Sales Intelligence eine starke Stütze im Vertrieb und im Marketing.

Über eine Schnittstelle kann die Datenbank der BizEngine® mit Salesforce, Hubspot oder Microsoft Dynamics 365 verbunden werden. 

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Jetzt haben wir Ihnen in der Theorie erklärt, warum die Automatisierung im Vertrieb maßgeblich entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens ist, nun liefern wir Ihnen ein paar Fallbeispiele, um noch einmal zu verdeutlichen, wie wichtig und hilfreich solche Automatisierungen sein können und dass auch besonders große Unternehmen solche Prozesse eben nutzen, um Erfolg zu verzeichnen. Beispiele für Unternehmen, die Automatisierung im Vertrieb verwenden, sind dabei beispielsweise:

Amazon: Wer auf Amazon bestellt, hat oftmals mehr gekauft als geplant. Lege ich eine neue Kamera in meinen Warenkorb, wird mir direkt ein Pack Ersatzakkus vorgeschlagen. Warum eigentlich nicht? Die machen den Kohl auch nicht fett. Vor allem im Bereich des E-Commerce und im Vertrieb verwendet Amazon eine Vielzahl an automatischen Prozessen, für beispielsweise automatisch generierte Empfehlungen, was bislang zu großem Erfolg verholfen hat.

Tesla: Tesla nutzt automatisierte Prozesse beispielsweise in der Produktion, wie auch im Vertrieb, wodurch sich das Unternehmen sehr viel effizienter erweist.

Netflix: Sitzen wir nach einem langen Tag auf der Couch, sind wir oft zu faul, um uns noch für einen Film zu entscheiden. Oft landen wir bei Empfehlungen oder am meisten geschauten Serien und Filmen. Netflix nutzt eine Vielzahl an automatisierten Prozessen für die Empfehlung von personalisiertem Inhalt, was zu einer verbesserten User-Experience und zu einer höheren User-Zahl führt.

Booking.com: Auch die bekannte Reisebuchungsplattform nutzt Automatisierung in Prozessen wie personalisierten Empfehlungen oder automatisch generierten Buchungsbestätigungen, die zu einer verbesserten User-Experience und einer Erleichterung im Vertrieb und Marketing führen.

Uber: Wir buchen ein Uber, wir sehen den Preis für die gesamte Strecke, erhalten den Namen der fahrenden Person, diese erhält unsere Informationen. Uber ist ein offensichtliches Beispiel für die Automatisierung von Prozessen im Vertrieb und im Marketing. Nicht nur verbessert die automatische Kalkulation der Fahrtkosten, der Zuweisung eines Fahrers oder der automatischen Bezahlungsmethoden die User-Experience, auch ersparen diese automatischen Prozesse sehr viel Arbeit im Vertrieb und steigern die Effizienz und den Erfolg des Unternehmens.

Airbnb: Auch Airbnb verwendet automatische Prozesse, beispielsweise beim Buchen einer Unterkunft oder im Verkauf. Automatisch generierte Mails oder Buchungsbestätigungen beschleunigen den Prozess, vereinfachen die Arbeit im Vertrieb und im Marketing und verbessern die Kundenzufriedenheit, was wiederum zu einem höheren Erfolg führt.

Automatisierung im Vertrieb ist mittlerweile also stark auf dem Vormarsch, ganz vorne dabei und kaum mehr wegzudenken.

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Die Automatisierung im Vertrieb birgt einige Vorteile, die zur Produktivität und Effizienz führen. Auch kann die Automatisierung nervenaufreibender Prozesse zu gesteigerter Motivation verhelfen. Einige weitere Vorteile sind dabei beispielsweise:

• Die geringere Fehleranfälligkeit: Durch die Automatisierung bestimmter Vorgänge werden sich ständig wiederholende Vorgänge auf Tools ausgelagert. Und wie wir alle wissen, wenn wir die zwanzigste Weihnachtskarte geschrieben haben, lässt die Aufmerksamkeit langsam nach und womöglich schreiben wir dann sogar mal unseren Namen falsch. Nun geht es bei Ihnen im Vertrieb vermutlich eher weniger um Weihnachtskarten, sondern vielmehr um die Datenverarbeitung. Aber auch hier passieren schnell mal Fehler, beim Tippen, beim Herauskopieren oder wo auch immer. Automatismen und speziell dafür gefertigte Tools können da gute Abhilfe schaffen.

• Erhöhte Effizienz: Da Mitarbeitende von stupiden, sich wiederholenden Aufgaben „erlöst“ und diese auf Tools ausgelagert werden, bleibt mehr Zeit, sich auf das eigentliche Geschäft zu konzentrieren, Kundenbeziehungen aufzubauen und Geschäfte abzuschließen. Denn wie allgemein bekannt ist, arbeitet man in der Ausbildung so nah am eigenen Traum, nur um später festzustellen, dass Papierkram und Verwaltung oftmals vom eigentlichen Beruf ablenken und am Ende des Tages doch recht wenig Zeit für die Passion bleibt, mit der man den Beruf erlernt hat. Automatismen können aber diese oft lästige Arbeit übernehmen und dadurch Motivation erhöhen und zu einer erhöhten Produktivität verhelfen.

• Einheitliche Leistung: Durch die Verwendung derselben Tools und der Arbeitsweisen innerhalb desselben Systems, werden Prozessketten nicht nur übersichtlicher, transparenter und vereinfachter, auch entsteht dadurch eine Konsistenz, die zu einheitlichen Arbeitsergebnissen im Vertrieb und auch zur erhöhten Kundenzufriedenheit führt.

• Individuelle Kundenbetreuung: Durch die übersichtliche Gestaltung und die automatische Datengenerierung werden dem Vertrieb neue Möglichkeiten der Personalisierung im Verkauf geboten. Dies wiederum führt zur gesteigerten Kaufbereitschaft bei Kunden und effektiveren Verkaufsgesprächen.

• Lernkurve steigern: Da automatische Prozesse nicht nur Daten sammeln, sondern diese auch aufbereiten und analysieren, können essenzielle Schlüsse zur Kaufentscheidung, dem Verhalten und den Präferenzen von Kunden gezogen werden, sodass im Vertrieb und im Marketing gezielter damit gearbeitet werden kann.
• Umsatzsteigerung und Ressourcenerweiterung: Durch die Zugewinnung der automatisch generierten Daten und Einblicke kann der Umsatz im Unternehmen gesteigert werden, ohne dass es dabei zusätzlicher Bemühungen, Schulungen oder zusätzlichen Personals bedarf.

Die Automatisierung von Prozessen unterstützt den Vertrieb. Doch sind sie stets an eine Software gekoppelt. Diese Software ist das Hauptarbeitstool von Menschen, die im Vertrieb arbeiten. Die Automatisierung im Vertrieb besteht also bisweilen nicht aus Robotern, die den Prozess komplett selbst übernehmen, wodurch auch die Sorge um wegfallenden Arbeitsplatz unberechtigt ist. Da die Software die Umsatzsteigerung unterstützt, wird ein Wachstum hervorgerufen, was sogar eher das Gegenteil bewirkt und für mehr Arbeitsplätze inklusive spannenderen Aufgaben sorgt.

Die Automatisierung einfacher Prozesse ist seit langem ein fortlaufender Prozess, dem zunehmend mehr Aufmerksamkeit gewidmet wird. Besonders aber in den letzten Jahren und speziell seit diesem Jahr, mit der Entwicklung vieler Tools und durch die Implementierung von AI, kommt Automatismen immer mehr Bedeutung zu. Vermutlich sogar so groß, dass man künftig nur schwer um sie herum kommt. 

Logisch, wenn alle Vertriebe sich Unterstützung holen und präziser Kunden akquirieren und Leads erfolgreicher kontaktieren können und zudem Ressourcen und Zeit sparen und am Ende bessere Ergebnisse erzielen, ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis Unternehmen, die Automatismen nicht einsetzen, hinterherhinken.

Ein Supersportler gleicher Performance auf einem Fahrrad mit Elektroantrieb wird vermutlich stets schneller im Ziel ankommen, als der, der sich auf sein klassisches Rad begibt.

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