Zielführende Telefonakquise: In 4 Schritten zum Erfolg

Dann kann das Gespräch starten. Um Vertrauen zu schaffen und die Stimmung zu lockern, bietet es sich an, mit einer erneuten Vorstellung und etwas Allgemeinem einzusteigen. Smalltalk kann dabei helfen, dass sich beide Parteien ins Gespräch einfinden können und eventuelle Spannungen abfallen.

Menschen reden gerne über sich selbst. Statt direkt mit verkaufenden Worten einzusteigen und ein Produkt zu vermarkten, bietet es sich darum an, ein paar Fragen zu Anfang zu stellen. Nicht nur wird die Person dann ins Gespräch involviert und bekommt das Gefühl, dieses selbst steuern zu können, was Vertrauen und Kontrolle schafft, sondern auch können Sie somit den Bedarf bei Ihren Kunden erfassen. Beispielsweise kann hier nach Wünschen, Challenges oder auch der aktuellen Befindlichkeit gefragt werden.

Erst wenn diese Fragen geklärt sind und Sie die volle Aufmerksamkeit Ihres Gegenübers erhalten haben, können Sie mit der Präsentation Ihres Angebots beginnen.

Basierend auf der Kundenauskunft zuvor können Sie nun nämlich gezielt eben erwähnte Herausforderungen im Alltag Ihrer Kunden aufgreifen und erklären, wie Ihr Produkt dem entgegenwirken kann. Wichtig ist dabei nicht von der Schale zum Kern zu erzählen, sondern direkt mit den Nutzenpunkten einzusteigen und technische Daten, Fakten und Zahlen, wie auch den Preis erst am Ende der Vorstellung zu erwähnen.

Nun haben Sie bereits massiven Aufwand in die Vorbereitung und den Gesprächsaufbau gesteckt und doch erhalten Sie am Ende des Gesprächs eine Zurückweisung unter Einwänden von zu hohen Preisen oder mangels Zeit. Seien Sie darauf vorbereitet, um direkt darauf einzugehen. Ihre Vorrecherche kann Ihnen eventuell dabei helfen, den richtigen Umgang mit Ihrem Lead zu wahren.

Sie haben es geschafft. Ihr Kunde ist überzeugt und stimmt dem Kauf zu. Wie das so ist, verschwindet man nach einer Präsentation nicht einfach. Stellen Sie sich vor, Tim Cook würde nach der Vorstellung der neuesten Apple Produkte einfach verschwinden und Ihr Bildschirm schwarz werden. Kein „One more thing.“ oder „Today we introduced …“ irgendwie wäre das befremdlich und unfreundlich. Ob Fan oder nicht, machen Sie es wie Tim Cook, Obama oder andere große Redner und fassen Sie am Ende noch einmal alle wesentlichen Aspekte zusammen. Nehmen Sie die neu gewonnenen Kunden an die Hand und erläutern Sie nachfolgende Schritte, sodass Ihre Kunden darüber aufgeklärt sind, was nach Gesprächsabschluss folgt, und dann verabschieden Sie sich.

Wie bereits vorab erwähnt, kann KI Sie maßgeblich bei der Qualifizierung von Leads unterstützen. Dies erfolgt beispielsweise durch eigens hinterlegte Daten oder Automatisierungen wie die automatische Hinterlegung im CRM-System, sobald Leads auf Ihrer Seite mit Ihrem Unternehmen interagieren. KI kann dabei helfen, herauszufinden, welche Leads reif sind, für die Akquise und Ihnen direkte Auskunft über Touchpoints mit Ihrem Unternehmen geben.

KI kann diese Prozesse noch besser optimieren. Unsere Biz Engine® von neugeschaeft unterstützt Sie ebenso bei der Recherche nach Firmenadressen, Neukundenpotenzialen sowie allen Veränderungen und Firmenereignissen zu sämtlichen Unternehmen. Mit neugeschaeft erhalten Sie alle nötigen Informationen und Anwendungen für eine erfolgreiche Arbeit im Vertrieb und im Marketing in einem Tool. Sichern Sie sich nun also einen kostenlosen Testzugang und erfahren mehr. 

Menschen möchten gesehen werden. Dieser Aspekt zieht sich durch unser gesamtes Leben. Man möchte etwas hinterlassen, man möchte seinen Namen auf der Rückseite eines Buches oder im Abspann eines Films lesen, man möchte, dass Menschen sich erinnern.

Aus diesem Grund ist ein individueller Ansatz von unglaublich großer Bedeutung für die Telefonakquise. Durch den individuellen Ansatz zeigt man, dass man sich Mühe gegeben und Recherche betrieben hat. Man verdeutlicht die Wichtigkeit der Person am anderen Ende des Hörers, wodurch diese sich wertgeschätzt fühlt. Fühlen wir uns wertgeschätzt, bleiben wir eher im Gespräch, hören zu und neigen zum Kaufabschluss.

Zudem verdeutlicht der individuelle Ansatz Sicherheit. Da heutzutage Spam-Calls und Scam-Calls im regulären Umlauf sind, kommt dem Aspekt von Sicherheit immer größere Bedeutung zu. Werden wir gescammt, steht hier meist wenig Recherche dahinter, somit zeigt sich die Wichtigkeit im individuellen Ansatz und dem Vertrauensaufbau bei der Akquise neuer Kunden über das Telefon.

Kommunikation ist der Kern des Lebens, könnte man beinahe schon sagen. Im Leben versteht man grundsätzlich unter Konversation jede Interaktion oder auch nicht Interaktion, egal ob nonverbal oder verbal. Bei der Telefonakquise fällt jedoch der nonverbale Teil weg, was die Kommunikation etwas erschwert, jedoch im Vergleich zum schriftlichen, teilweise auch einfacher gestalten lässt, vor allem aber auch Spielraum zur Individualisierung gibt.

Da man in direkten Gesprächen spontan die richtigen Reaktionen aufzeigen kann, bereiten wir Sie im Folgenden auf ein paar mögliche Situationen vor und beschreiben, wie Sie damit umgehen können:

Das Telefon klingelt, jemand hebt ab, nennt eventuell den Namen, doch im Grunde wissen wir oftmals nicht direkt, wo wir gelandet sind. Vielleicht handelt es sich um einen kleinen B2B-Kunden, und Sie haben die „Über uns”-Seite geöffnet, um direkt nachvollziehen zu können, wer am anderen Ende sitzt, doch in den meisten Fällen ist dem nicht so. Um jedoch nicht direkt abgewimmelt zu werden, bietet es sich an, dass Sie nach Ihrer grundlegenden Vorstellung, bestehend aus Begrüßung und der Nennung Ihres Namens, erst einmal erklären, wie Sie auf das Unternehmen aufmerksam geworden sind.

Im Anschluss können Sie kundtun, den Namen der Person am Hörer nicht auf der Webseite gefunden zu haben und erfragen, ob diese Person gewöhnlich auch ans Telefon geht. Nachfolgend können Sie um den Namen der Person am Hörer bitten, bevor Sie sie um einen Gefallen bitten.

Anschließend erfragen Sie, wie die Person, die Sie eigentlich ans Telefon bekommen wollten, erreichbar sei und dass Sie mit dieser Person über (und dann nennen Sie das Thema) sprechen möchten. So ergibt sich eine Kooperation zwischen Ihnen und der anderen Person Hörer, wozu diese eher dazu verleitet wird, Ihnen weiterzuhelfen.

Alternativ können auch Tools wie die Biz Engine® von neugeschaeft Unterstützung bieten, die richtige Person direkt ans Telefon zu bekommen. Sucht man eine Firma über die Biz Engine®, werden auch die Namen der Entscheider angezeigt, sofern ein LinkedIn- oder XING-Profil existiert. Man kann mit dieser Funktion also sogar die Telefonzentrale umgehen und direkt mit der Person z. B. über LinkedIn Kontakt aufnehmen. Oder telefonisch bei der Zentrale direkt nach dem Entscheider fragen.

Anders könnte man auch sagen, dass ein persönlicher Ansatz immer zielführender ist als ein gewöhnlicher Smalltalk. Um eine Vertrauensbasis zu schaffen, bietet es sich darum an, einen Kontaktpunkt zwischen Ihnen und der Person am anderen Ende des Hörers herzustellen. Dies kann beispielsweise eine Person sein, zu der Sie beide Kontakt haben. Auf diese Kontaktperson kann dann am Ende beispielsweise auch verwiesen werden, für später aufkommende Fragen.

Die Konversation kann dann beispielsweise aufgenommen werden, indem Sie nach der eigenen Vorstellung einleiten und von dem aktuell laufenden und erfolgreichen Projekt mit der Firma des gemeinsamen Kontaktpunktes berichten.

Sollte Ihre Kontaktperson oder auch Ihre potenziellen Kunden gerade unterwegs oder anderweitig verhindert sein, bietet es sich an, den Anrufbeantworter oder die Mailbox zu nutzen. Um eine Nachricht auch fruchten zu lassen, sollten Sie Ihren Namen, das Thema, inklusive Ziel nennen. Fragen Sie direkt, ob Interesse besteht, und erwähnen Sie Ihre Telefonnummer.

Es ist wichtig, dass Sie noch einmal klar und langsam Ihren Namen sowie Ihre Rufnummer wiederholen, bevor Sie sich letztlich verabschieden.

Ihre Kunden werden sich oft versuchen, mit Ausreden, wie mangelnder Zeit oder zu hohen Preisen, aus der Affäre zu ziehen. Doch selbst das kann gekonnt umgangen werden. Zeigen Sie Verständnis für die Situation Ihres Gegenübers. Zeigen Sie Verständnis dafür, dass der Nutzen Ihres Produktes aktuell eventuell noch nicht klar genug kommuniziert wurde oder nicht ersichtlich ist, dass jedoch viele Ihrer derzeit langjährigen Kunden anfangs ähnlicher Ansicht waren, heute aber Ihr Produkt nicht mehr wegdenken können. Das schafft nicht nur Verständnis, sondern auch Mitgefühl und drückt Wertschätzung für die Zeit der Person am anderen Ende aus.

Halten Sie das Gespräch auf beiden Seiten am Laufen und hangeln Sie sich anhand von Fragen durch das Gespräch. Menschen sind dazu verleitet, darauf zu antworten, da wir Menschen als hilfsbereit und freundlich angesehen werden möchten. Fragen Sie nach aktuellen Herausforderungen zu Themen, die in Bezug auf Ihr Produkt stehen.

Fragen Sie danach, wie dieses Hindernis sich zeigt und welche Vorteile es in Ihrem speziellen Fall durch die Lösung des Problems gäbe und auch welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden, um sich dem Problem anzunehmen.

Dadurch lernen Sie Ihre Kunden besser kennen und nehmen sich deren Problemen an. Diese sind sich der Herausforderungen im Alltag dann wieder mehr bewusst und erhalten direkt die Lösung dazu. So bleiben Sie in Erinnerung oder es kommt bereits zum Kaufentschluss.

Warum das Pferd von hinten aufzäumen? Natürlich helfen automatisierte Prozesse durch implementierte intelligente Filter in Ihrem CRM, bereits reife Leads herauszuarbeiten und diese anschließend zu kontaktieren. Jedoch können Sie auch bereits etablierte und langjährige Kunden telefonisch kontaktieren. Dabei stellen Sie sich und das Unternehmen noch einmal kurz vor und erwähnen die bereits lange Zusammenarbeit. Anschließend können Sie um den Gefallen bitten, Ihnen eine Empfehlung für einen Kontakt auszusprechen, um anschließend von einem Rabatt für die nächste Rechnung zu profitieren.

Nachlaufend können Sie mit diesem neuen Kontakt in Kommunikation treten und haben bereits einen ersten Kontaktpunkt, über den Sie eine Vertrauensebene schaffen können.

Am Ende ist es selbstverständlich elementar, die Ergebnisse in Ihrem CRM-System festzuhalten. In manchen Programmen geschieht dies bereits automatisch durch eingesetzte Spracherkennung mit KI, bei anderen müssen Ergebnisse manuell eingetragen werden.

So kann ganz genau dokumentiert werden, welche folgenden Schritte unternommen werden müssen. Beispielsweise müssen Informationen zum Kaufabschluss von neu gewonnenen Kunden weitergegeben werden. Das können Rechnungen oder generelle Informationen zum Produkt sein, auch können neue Aufgaben wie der Versand des Produkts eingetragen werden. 

Sollte keine Telefonfunktion in Ihrem CRM-System integriert sein, müssen zudem Telefonnummer, Namen und Informationen der neuen Leads nachgetragen und mit einer Priorisierung versehen werden. Beispielsweise können manche Leads Ihrem Produkt nicht abgeneigt, aber aktuell nicht entscheidungsfähig sein, da es eventuelle Änderungen und deren Betrieb gibt oder Neuanschaffungen auf das neue Quartal vertagt werden. Diese Informationen müssen vermerkt werden, sodass später das benötigte Wissen zur Verfügung steht, Kunden neu kontaktiert werden können und das Gespräch dort wieder aufgenommen werden kann, wo Sie es beendet haben.

Je mehr Informationen vorab akquiriert werden können, desto persönlicher kann ein Gespräch ablaufen. Über Informationen von der Webseite, LinkedIn Profilen oder anderen Social Media lassen sich nicht nur Touchpoints herausfinden, auch kann man sich auf die Tonalität und die Storyline vorbereiten und bereits im Vorhinein abwägen. 

Sowohl im B2B als auch im B2C-Bereich können Sie sich so auch besser auf den Einstieg ins Gespräch vorbereiten. Denn dieser ist maßgeblich entscheidend, sodass Sie überhaupt erst zum Verkauf kommen. Dabei müssen Sie sich überlegen, wie Sie den Kontakt zur Firma oder der Person überhaupt erhalten haben und wie Sie direkt zu Anfang eine Brücke in die Warmakquise schlagen und durch Fragen das Gegenüber ins Gespräch einbinden können.

Damit Sie während des Gesprächs auch nicht den Faden verlieren, hilft es, wenn Sie den groben Ablauf des Gesprächs, so wie Sie es sich vorgestellt haben, in Stichpunkten vorab notieren. Dadurch erhält das Gespräch eine Struktur und Sie vergessen auch nichts. Zudem können Sie vorbereitet auf spontane Reaktionen reagieren.

Natürlich heißt das nicht, dass Sie sich exakt daran halten müssen. Die Notizen sollen lediglich Sicherheit geben.

Nun geht es bei einem Gespräch auch nicht nur um das Gespräch an sich, sondern auch um Ihr Wohlbefinden. Haben wir einen schlechten Tag, performen wir für gewöhnlich schlechter. Klar, gute Vorbereitung und Struktur können viel abfangen, doch es ist auch wichtig, dass Sie sich selbst Ziele setzen und nach jedem Gespräch belohnen. Das kann mit einem Schluck Kaffee sein, das können auch andere Dinge sein. 

Zudem hilft es, wenn man sich feste Zeiten und Ziele setzt, wie beispielsweise Pausen nach 10 Anrufen oder bis um 10:00 Uhr nur Anrufe tätigen. Auch hilft manchmal ein Tapetenwechsel zwischendurch, um wieder frischen Wind zu gewinnen.

Reflexion ist wichtig, um Erfolge zu erzielen. Nehmen Sie es sich nicht zu sehr zu Herzen, wenn etwas mal nicht läuft und egal ob ein Telefonat erfolgreich war oder nicht, Reflexion kann stets helfen, sich zu verbessern. Stellen Sie sich nach jedem Gespräch die Frage, was gut dabei lief und was eher nicht und was Sie auch beim nächsten Mal noch verbessern können.

Reflexion ist wichtig, um Erfolge zu erzielen. Nehmen Sie es sich nicht zu sehr zu Herzen, wenn etwas mal nicht läuft und egal ob ein Telefonat erfolgreich war oder nicht, Reflexion kann stets helfen, sich zu verbessern. Stellen Sie sich nach jedem Gespräch die Frage, was gut dabei lief und was eher nicht und was Sie auch beim nächsten Mal noch verbessern können.

Werden Sie oft abgewimmelt am Telefon, so dürfen Sie das nicht persönlich nehmen, da es sich dabei um die Ausgaben und Investitionen eines Unternehmens handelt. Sie können daraus aber lernen und sich auf Aussagen wie zu hohe Preise oder man müsse darüber nachdenken oder man möchte Informationen per Mail zugesendet haben, vorbereiten, um darauf reagieren zu können. Vielleicht gelingt es Ihnen ja, das Gegenüber umzustimmen.

KI leistet mittlerweile bereits große Dienste auch in der Unterstützung bei der Telefonakquise. Beispielsweise können Tools wie Cloudtalk in andere Systeme wie Hubspot implementiert werden. Über solche Softwarelösungen können Telefonate direkt über das System, welches mit Ihrem CRM verknüpft ist, abgewickelt werden. Dadurch können Daten unkomplizierter und mit geringerem Zeitaufwand gesammelt und notiert werden.

Zudem können Telefonate ausgewertet und analysiert werden. Dies hilft zur Prozessoptimierung und für Feedback. Auch können dank implementierter Tools Telefonwarteschleifen erstellt werden. KI wird in Zukunft deutlich mehr Feedback geben können und Prozesse zusehends effektiver und effizienter gestalten können. 

Auch lassen sich bei Softwarelösungen wie der Biz Engine® von neugeschaeft via API Schnittstellen Erweiterungen zu Salesforce, Hubspot oder microsoft 365 implementieren, die dabei Unterstützung bieten Kunden besser und übersichtlicher zu verwalten.

Nutzen Sie heute bereits effiziente, KI-basierte Softwarelösungen zum Generieren Ihrer Leads und um Neukundenpotentiale zu erkennen, Einzelrecherchen nach Firmenadressen zu erleichtern und erhalten Sie Firmenereignisse zu sämtlichen Unternehmen in einem Tool.

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