Zeitsparende Stammdatenpflege: Mit diesem Prozess ganz leicht
Eine ständige Stammdatenpflege ist unabdingbar, wenn Ihr Vertriebsteam erfolgreich sein soll. Die Best Practices für effizienten Vertrieb.
1.
Stammdaten veralten im rapiden Tempo
2.
Stammdaten-Veränderungen auf dem Schirm zu behalten ist das A und O einer effektiven Akquise
3.
Veraltete Stammdaten sind für Streuverluste mitverantwortlich
4.
Eine veraltete Stammdatenbank hat gleich mehrere negative Auswirkung auf den Erfolg Ihrer Akquise
5.
So halten Sie den Rechercheaufwand für aktuelle Stammdaten auf dem Minimum
Inhalt
Was sind Stammdaten?
Stammdaten enthalten Grundinformationen über Objekte, die wichtig für den geregelten Ablauf von geschäftlichen Prozessen in einem Betrieb sind. Weitere Bezeichnungen für Stammdaten sind “Grunddaten” oder auch “statische Daten”.
Stammdaten können also viele verschiedene Formen annehmen, da sie Informationen über die unterschiedlichsten Objekte bereitstellen können. Einige Beispiele für Stammdaten sind:
- Kundenstammdaten
- Personalstammdaten
- Materialstammdaten
- Patientenstammdaten
und viele weitere.
Im Kontext von Vertrieb und Akquise sehen sich die meisten wohl mit dem ersten Stichpunkt, nämlich mit den Stammdaten von festen Kunden oder auch von potenziellen Neukunden konfrontiert.
Diese sind zumeist in einem CRM-System gespeichert und stehen den Mitarbeitern von Vertriebsabteilungen für die Kundenpflege sowie zur Akquise von neuer Kundschaft zur Verfügung.
Die Stammdaten im CRM-System wollen gepflegt werden: Sie weisen nämlich die lästige Eigenschaft auf, in einem rapiden Tempo zu veralten.
Eine ständige Stammdatenpflege ist daher unabdingbar, wenn Ihr Vertriebsteam erfolgreich sein soll. Doch diese Aufgabe gestaltet sich zumeist sehr als aufwendig.
Doch es gibt Methoden, mit denen es leichter geht: In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Ihr professionelles Stammdatenmanagement zur Nebenaufgabe wird.
Das Problem mit der Stammdatenpflege
63 % aller Unternehmen arbeiten mit veralteten Daten.
Bildbeschreibung: 63 % aller Unternehmen arbeiten mit veralteten Daten.
Der hohe prozentuale Anteil an Unternehmen, die mit veralteten Stammdaten arbeiten, zeigt, dass das wohl kaum die Absicht der meisten sein kann.
Das wahre Problem liegt eher darin, dass es für Unternehmen oft schwierig ist, den Prozess dieser Veraltung von Stammdaten zu bemerken oder gar zu kontrollieren:
Die Stammdaten, die für den Vertrieb im B2B-Bereich im CRM-System gespeichert werden, sind häufig Kundendaten wie der Firmenname, die Firmierung, die Anschrift oder auch der verantwortliche Ansprechpartner sowie dessen Durchwahl und weitere relevante Daten zur Kontaktaufnahme.
Selbstverständlich können sich diese Daten über den Lauf der Zeit ändern, nämlich, wenn der Ansprechpartner das Unternehmen verlässt, die Firma umzieht oder insolvent geht.
Für Vertriebler ist das ärgerlich: Beim Akquirieren von Neukunden oder auch bei der aktiven Kundenpflege ist der persönliche Kontakt besonders wichtig, um Wiederkäufe sowie Cross- und Upsales zu begünstigen.
Doch auch die Zeit spielt eine nicht unkritische Rolle für den erfolgreichen Vertrieb:
Wenn Ihr Verkaufsteam häufig niemanden erreicht oder mit den Anrufen bei einer völlig falschen Adresse landet, weil der eigentliche Kunde oder Lead schon lange umgezogen oder insolvent gegangen ist, wirkt sich das nicht nur negativ auf die Erfolgsdichte und effiziente Nutzung der Arbeitszeit, sondern auch auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter aus.
Es gibt noch viele weitere, tiefliegende Probleme, die sich aus einer ungenügenden Stammdatenpflege ergeben:
Diese Folgen haben veraltete Stammdaten für Ihr Unternehmen
Um Sie über die Nachteile und Gefahren von veralteten Stammdaten in Ihrem CRM-System umfänglich zu informieren, gehen wir im weiteren Verlauf dieses Überblicks auf jeden kritischen Punkt detailliert ein.
Die Folgen veralteter Stammdaten Ihre Akquise- und Vertriebsergebnisse sind vielfältig:
- Streuverluste
- hoher Rechercheaufwand
- Sitzverlegungen
- insolvente Firmen
- Entscheiderwechsel
- Dubletten
Streuverluste
Über kurz oder lang werden sich in Ihrer Datenbank immer mehr Kontakte ansammeln, die für Ihre Akquise schlichtweg unbrauchbar sind. Problematisch ist das, weil sich mit einer größeren Dichte an unbrauchbaren B2B-Kontakten auch Ihre Streuverluste vermehren.
Spätestens, wenn die Streuverluste zu groß werden, wird jeder Unternehmer feststellen, dass die Stammdatenpflege konsequenter und vor allen Dingen regelmäßig betrieben werden muss. Doch das birgt weitere Probleme, die Ihr Vertriebsteam ineffizient machen können:
Hoher Rechercheaufwand
Eine manuelle Stammdatenpflege bedeutet Aufwand: Im Schnitt veralten Stammdaten innerhalb von nur wenigen Wochen.
So schnell veralten Ihre Stammdaten
Dementsprechend müsste das CRM-System regelmäßig durchforstet werden, um Dubletten, veraltete Kontakte und nicht mehr bestehende Firmen aufgrund von Insolvenz oder einer Einstellung des Betriebs auszusortieren.
Doch selbst, wenn alle veralteten Datensätze aussortiert wurden, gibt es immer noch Datensätze, die womöglich von Anfang an falsch ins CRM-System übernommen wurden oder die nicht vollständig sind.
Eine Prüfung sowie die Vervollständigung von Daten ist bei einer manuellen Durchführung mit einem enormen Rechercheaufwand verbunden.
Die wenigsten Unternehmen können es sich leisten, diese Aufgabe ihren Vertrieblern zu überlassen, die hauptsächlich mit der Akquise beschäftigt sein sollten, oder extra Mitarbeiter einstellen, die Ihnen diese undankbare Aufgabe abnehmen.
Vorteile bei Reduktion des Rechercheaufwands:
- Rechercheaufwand reduzieren
- Zeit und Geld sparen
- mehr Zeit für Akquise
Unsere Experten analysieren Ihre Daten kostenfrei
… Dabei prüfen wir Ihre Stammdaten auf:
- falsche Schreibweisen
- Insolvenzen
- Dubletten
- Änderungen von Firmennamen
- veraltete Kontakte
- Adressänderungen
- Firmenverlegungen
Sitzverlegungen
Wer eine effektive Akquise betreiben möchte, der sollte auch über Sitzverlegungen von wichtigen Geschäftskontakten stets informiert sein. Wenn Sie jedoch nicht das Glück haben, dass Sie von der umziehenden Firma eine Benachrichtigung hierüber erhalten, braucht es andere Lösungen, um wichtige Leads nicht aus den Augen zu verlieren.
Zudem können einige Vertriebsgruppen von Firmenumzügen besonders profitieren:
Kauft ein Unternehmen beispielsweise zum Zweck der Sitzverlegung ein neues Gebäude, so muss die Firma als neue Besitzerin schnellstmöglich eine Gebäudeversicherung abschließen.
Diese kann zwar auch einfach vom Vorgänger übernommen werden, doch selbstverständlich lohnt es sich für Versicherungen, sich nach den aktuellen Parametern zu erkundigen und ein für das Unternehmen günstigeres Angebot zu erstellen.
Von einem Firmenumzug bekommen gut informierte Mitstreiter jedoch ebenfalls schnell Wind. Entsprechend schnell müssen Sie reagieren, wenn sich die Firmenanschrift eines wichtigen Kontaktes in Ihren Stammdaten ändert.
Insolvente Firmen
Die Zusammenarbeit mit einem insolventen Unternehmen ist nicht nur nicht lukrativ: sie kann Ihr Geschäft bei Nicht-Begleichung von offenen Forderungen im schlimmsten Fall sogar schädigen. Deshalb ist es so wichtig, sowohl während der aktiven Akquise als auch in der Arbeit mit bestehenden Leads in regelmäßigen Abständen zu prüfen, welche Insolvenzbekanntmachungen dazugekommen sind.
Wo kann ich Insolvenzbekanntmachungen einsehen?
Insolvenzbekanntmachungen werden auf einem Portal des Ministeriums für Justiz in Nordrhein-Westfalen unter https://www.insolvenzbekanntmachungen.de/ veröffentlicht. Somit kann jeder neue und bestehende Insolvenzbekanntmachungen sowie die Anordnungen der vorläufigen Insolvenzverwaltungen online einsehen.
Der Nachteil:
Insolvenzanmeldungen müssen regelmäßig geprüft werden, um keine zu verpassen. Das kostet Ihrem Vertriebsteam Zeit.
Die Lösung:
Genau hierfür wurde die Bot-Technologie von neugeschaeft entwickelt: Diese prüft täglich und automatisch, ob und welche Neuerungen sich in Ihrem Gebiet aufgetan haben. So haben Sie mehr Zeit für die wirklich wichtigen Kernaufgaben. Über das Monitoring erhalten Sie dann regelmäßige Mitteilungen, wenn es neue Insolvenzanmeldungen gibt. So sind Sie mit geringstem Zeitaufwand jederzeit bestens informiert, was sich in Ihrem Einzugsgebiet tut.
Entscheiderwechsel
Personelle Veränderungen ereignen sich ständig in Firmen. Gerade auf der Entscheiderebene kann es häufig zu Fluktuation oder zu Wechseln kommen. Im Vertrieb ist es wichtig, sich zu jeder Zeit gut mit den wichtigen Entscheidern zu stellen, um möglichst viele Verkäufe erzielen zu können, sowie die Chancen auf mögliche Upsales oder das Cross-Selling zu verbessern.
Wechselt nun ein Entscheider ohne Ihr Wissen das Unternehmen, bringt Sie das beim nächsten Anruf in eine schwierige Position. Sie erwarten den bereits bekannten Mitarbeiter, haben sich vielleicht schon zurecht gelegt, ihn nach dem Befinden seines Kindes zu fragen, das beim letzten Telefonat kurz vorm Schulabschluss stand und dann das: Der Anruf wird von nicht vom erwarteten Kontakt entgegengenommen und Sie stellen erst auf diesem Weg fest, dass der Mitarbeiter, mit dem Sie bereits eine gute geschäftliche Beziehung aufgebaut haben, leider das Unternehmen gewechselt hat.
Nun haben Sie wahrscheinlich den neuen Entscheider am Telefon, aber mit welchem Namen hat er sich nochmal gemeldet? Außerdem sind Sie ihm wohl erst mal eine Vorstellung und eine Erklärung schuldig, wer Sie sind, was Sie tun und in welchem Verhältnis Sie überhaupt zu seinem Arbeitgeber stehen – schließlich rufen Sie ihn auf seiner Durchwahl an.
Natürlich gibt es bessere Situationen als diese, um jemandem etwas zu verkaufen. Ihr neuer Gesprächspartner wäre Ihnen gegenüber sicher positiver eingestellt, wenn Sie bereits zu Beginn des Gesprächs seinen Namen und vielleicht sogar einige Hintergrundinformationen über ihn kennen würden (vorherige Beschäftigung, mögliche Nebenbeschäftigungen, Lebenslauf, eigenes Unternehmen?). Auch das kann Ihnen mit etwas Glück neue Optionen auf Cross-Selling bieten.
Entscheiderwechsel
Personelle Veränderungen ereignen sich ständig in Firmen. Gerade auf der Entscheiderebene kann es häufig zu Fluktuation oder zu Wechseln kommen. Im Vertrieb ist es wichtig, sich zu jeder Zeit gut mit den wichtigen Entscheidern zu stellen, um möglichst viele Verkäufe erzielen zu können, sowie die Chancen auf mögliche Upsales oder das Cross-Selling zu verbessern.
Wechselt nun ein Entscheider ohne Ihr Wissen das Unternehmen, bringt Sie das beim nächsten Anruf in eine schwierige Position. Sie erwarten den bereits bekannten Mitarbeiter, haben sich vielleicht schon zurecht gelegt, ihn nach dem Befinden seines Kindes zu fragen, das beim letzten Telefonat kurz vorm Schulabschluss stand und dann das: Der Anruf wird von nicht vom erwarteten Kontakt entgegengenommen und Sie stellen erst auf diesem Weg fest, dass der Mitarbeiter, mit dem Sie bereits eine gute geschäftliche Beziehung aufgebaut haben, leider das Unternehmen gewechselt hat.
Nun haben Sie wahrscheinlich den neuen Entscheider am Telefon, aber mit welchem Namen hat er sich nochmal gemeldet? Außerdem sind Sie ihm wohl erst mal eine Vorstellung und eine Erklärung schuldig, wer Sie sind, was Sie tun und in welchem Verhältnis Sie überhaupt zu seinem Arbeitgeber stehen – schließlich rufen Sie ihn auf seiner Durchwahl an.
Natürlich gibt es bessere Situationen als diese, um jemandem etwas zu verkaufen. Ihr neuer Gesprächspartner wäre Ihnen gegenüber sicher positiver eingestellt, wenn Sie bereits zu Beginn des Gesprächs seinen Namen und vielleicht sogar einige Hintergrundinformationen über ihn kennen würden (vorherige Beschäftigung, mögliche Nebenbeschäftigungen, Lebenslauf, eigenes Unternehmen?). Auch das kann Ihnen mit etwas Glück neue Optionen auf Cross-Selling bieten.
So gelingt Ihnen jedes Verkaufsgespräch
Sie sind auf der Suche nach mehr Tipps, die Ihre Verkaufsgespräche noch erfolgreicher machen? Lesen Sie hier, mit welchen 3 Dingen Sie Ihr Gegenüber immer überzeugen.
Und was ist mit dem ehemaligen Entscheiderkontakt, mit dem Sie bereits eine gute Geschäftsbeziehung aufgebaut haben? Es würde sich doch lohnen, zu wissen, zu welchem Unternehmen er gewechselt ist. Wenn er nicht gleich die Branche verlassen hat, haben Sie auch hier gute Chancen darauf, die gute Geschäftsbeziehung mit ihm als Entscheider in einem neuen Unternehmen aufrechtzuerhalten – wenn Sie schnell sind: Diese Chance verringert sich, je länger Sie mit Ihrem Anruf warten.
Mit neugeschaeft kommen Sie erst gar nicht in die geschilderte Bredouille:
Die kostenfreie Stammdatenanalyse zeigt Ihnen, welche Stammdaten bereits veraltet sind. Hierzu gehören Selbstredend auch all Ihre Entscheiderkontakte.
Wer das Mini-CRM von neugeschaeft nutzt, hat es in Sachen Entscheiderkontakte bei der Akquise noch leichter: Sie können ganz bequem einen Alarm einrichten, der Sie bei Veränderungen in Ihrer Stammdatenbank benachrichtigt. Wechselt also beispielsweise ein Unternehmen seinen Standort oder ein Entscheiderkontakt das Unternehmen, erhalten Sie umgehend eine Benachrichtigung hierüber.
Im nächsten Schritt können Sie dank dem unbeschränkten Zugriff auf tagesaktuelle Daten blitzschnell recherchieren, wer der neue Entscheiderkontakt ist und darüber hinaus, wohin es den alten Mitarbeiter gezogen hat.
So verpassen Sie nichts und können sichergehen, dass Sie den ersten Anruf machen, wenn es wirklich drauf ankommt.
Dubletten
Als Dubletten bezeichnet man Datensätze, die zweimal oder sogar mehrfach in der Datenbank auftauchen.
Das kann daran liegen, dass der Kontakt zu unterschiedlichen Zeitpunkten von verschiedenen Mitarbeitern angelegt wurde. Viele CRM-Systeme sind leider nicht darauf ausgelegt, solche Dubletten direkt bei der Speicherung zu identifizieren und darauf hinzuweisen.
Als Resultat werden Kontakte mehrfach angelegt, häufig auch mit unterschiedlichen Informationen: Da solche Kontakte häufig mit einem Zeitabstand angelegt werden, kann es vorkommen, dass der neuere Datensatz aktueller ist, als der ältere. Sicher sagen kann man das allerdings nicht: Gegebenenfalls wurden von einem Mitarbeiter einfach nur andere Kontaktdaten abgefragt, als vom anderen Mitarbeiter.
Schaut sich nun ein Dritter diese Datensätze an, um herauszufinden, welcher von beiden nun der aktuellere mit den Daten ist, die zutreffender sind, ist Verwirrung vorprogrammiert. Das kostet Zeit und ist ein Aufwand, der vermeidbar wäre, wenn beim Anlegen von Kontakten immer geprüft würde, ob dieser Kontakt bereits im CRM-System existiert. Dass das im Eifer des Gefechts von Mitarbeitern vergessen werden kann, ist aber auch nachvollziehbar. Sicherer ist es also, wenn das CRM-System bereits beim Versuch des Anlegens zweier identischer oder ähnlicher Datensätze dies an den Nutzer meldet.
Wie ist es um die Aktualität Ihrer Daten bestellt?
Wissen Sie, wie viele inaktive Firmen oder Dublettensätze sich in Ihrem eigenen CRM-System befinden? Und wie steht es um fehlerhafte und veraltete Daten?
Wenn Sie hierüber nur vage Vermutungen anstellen können, empfiehlt sich eine Stammdatenanalyse.
Bei neugeschaeft können Sie diese gratis anfragen und durchführen. So wissen Sie innerhalb kürzester Zeit darüber Bescheid, wie es um die Aktualität und Richtigkeit Ihrer Daten bestellt ist.
“Eine Investition in Wissen bringt noch immer die besten Zinsen” – Benjamin Franklin
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- Unlimitierte Firmenauskünfte
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- KI-basierte Marktbeobachtung und automatische Benachrichtigungen: Immer wissen, wenn sich Veränderungen im Vertriebsgebiet ergeben
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